1. Partir des inscrits et des lanes disponibles
Pour chaque division et chaque workout, notez le nombre de participants qui passent ensemble : des équipes pour une épreuve en équipe, des athlètes pour une épreuve individuelle. Ne divisez pas le nombre d’athlètes par les lanes si une lane accueille une équipe entière.
- Figez une liste de travail des inscriptions confirmées par division. Identifiez les changements encore possibles.
- Comptez les lanes équipées pour ce workout, pas seulement les couloirs tracés au sol. Un rameur manquant peut réduire la capacité.
- Notez le time cap, le temps de remise en place, l’heure de départ et les pauses prévues.
- Vérifiez les juges disponibles, leurs rotations et les accès à la zone d’échauffement.
Un heat est une vague de participants qui démarre ensemble. Un bloc regroupe ici les heats d’une division pour un workout, sur une même aire.
2. Calculer la durée d’un bloc sans compter deux fois les transitions
Heats = arrondi supérieur (équipes ÷ lanes)
Durée du bloc = heats × time cap + (heats − 1) × transition
La transition entre deux heats couvre la sortie des participants, la remise en place et l’entrée de la vague suivante. Mesurez-la avec l’équipe. Une durée calculée à partir du time cap réserve tout le créneau, même si certains terminent avant.
Il n’y a pas de transition finale dans cette formule. Si vous devez changer les charges, déplacer du matériel ou briefer de nouveaux juges avant le bloc suivant, ajoutez cette pause séparément, avant ce bloc. Ne la confondez pas avec la transition entre ses heats.
Pour plusieurs divisions qui utilisent la même aire successivement, additionnez les durées de leurs blocs et les pauses entre blocs. Les divisions ne se déroulent pas simultanément dans ce calcul.
3. Exemple : 20 équipes, 6 lanes, départ à 09:00
Une division, un workout, un time cap de 12 minutes et 3 minutes de transition entre les heats. La pause avant ce premier bloc est de 0 minute. On obtient 4 heats : trois vagues de 6 équipes, puis une vague de 2 équipes.
| Heat | Équipes | Départ | Fin au cap |
|---|---|---|---|
| 1 | 6 | 09:00 | 09:12 |
| 2 | 6 | 09:15 | 09:27 |
| 3 | 6 | 09:30 | 09:42 |
| 4 | 2 | 09:45 | 09:57 |
Le bloc dure 57 minutes : 4 × 12 + 3 × 3. Il se termine à 09:57, pas à 10:00.
Le dernier heat incomplet conserve son time cap. Les lanes libres ne réduisent pas la durée de l’épreuve. Le bloc suivant ne commence à 09:57 que si aucune pause ni remise en place supplémentaire n’est nécessaire.
4. Construire et exporter votre brouillon
Remplacez les valeurs de l’exemple par vos effectifs et vos contraintes. Les blocs se succèdent sur une seule aire. Le calculateur sert à estimer les horaires ; il n’affecte pas les équipes nominativement et ne contrôle pas leur récupération.
Calculateur de planning des heats
Exemple illustratif, sans lien avec un événement client. Un seul espace, des blocs successifs, sans noms d’athlètes. Les changements recalculent immédiatement le planning.
La pause précède chaque bloc, y compris le premier. La transition s’applique uniquement entre les heats d’un même bloc, jamais après le dernier. Jusqu’à 12 blocs et 24 h au total ; J+1 signifie le lendemain.
4 heats · Durée totale : 57 min · Fin : 09:57
| Bloc / division | Workout | Heat | Début | Fin | Couloirs |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 · Exemple équipes | Workout 1 | 1 | 09:00 | 09:12 | 6 / 6 |
| 1 · Exemple équipes | Workout 1 | 2 | 09:15 | 09:27 | 6 / 6 |
| 1 · Exemple équipes | Workout 1 | 3 | 09:30 | 09:42 | 6 / 6 |
| 1 · Exemple équipes | Workout 1 | 4 | 09:45 | 09:57 | 2 / 6 |
À vérifier manuellement : récupération des athlètes, disponibilité des juges, matériel partagé et coordination de plusieurs espaces. Ces contraintes ne sont pas planifiées automatiquement. Le total compte les passages de chaque bloc, pas des participants uniques.
L’export est un instantané figé : modifiez le calculateur puis exportez à nouveau pour recalculer. Le modèle est une trame illustrative modifiable, sans formules ni import dans le calculateur. CSV UTF-8, séparateur point-virgule ; dans Excel, utilisez l’import texte/CSV si nécessaire.
Vous pouvez aussi partir du modèle CSV à télécharger, l’ouvrir dans votre tableur et compléter les paramètres de vos blocs. Pour affecter les équipes à chaque heat, partez de l’export calculé puis ajoutez vos colonnes d’affectation. Le fichier est un point de départ à adapter, pas un planning validé. Consultez les instructions du modèle.
5. Vérifier ce que le calcul ne voit pas
Récupération des équipes
Comparez, pour chaque équipe, la fin de son passage avec le départ de son épreuve suivante. Faites valider le repos par les responsables de la programmation selon les efforts, le niveau et les conditions. Il n’existe pas de durée universelle garantie par ce calcul.
Juges et briefings
Vérifiez qu’un juge n’est pas affecté sur deux postes au même moment. Réservez les briefings, les pauses et le temps de relève ; le nombre de lanes ne prouve pas que vous avez assez de juges.
Matériel partagé
Recensez les machines, barres, disques et accessoires qui changent d’aire. Ajoutez le temps de déplacement et de réglage. Deux blocs peuvent être compatibles sur le papier mais réclamer le même matériel.
Plusieurs aires
Préparez une chronologie par aire, puis croisez les affectations des équipes, des juges et du matériel. N’additionnez pas des blocs parallèles pour obtenir la durée totale : examinez leurs heures de début et de fin et leurs conflits.
Gardez aussi une marge choisie par votre organisation pour les incidents, le traitement des scores ou une remise en place plus longue. Ne réduisez pas le repos des équipes pour absorber un retard sans nouvelle validation.
6. Publier une version que l’équipe peut suivre
- Contrôlez les effectifs et les affectations : chaque équipe doit retrouver ses passages, sa division et sa lane.
- Faites relire le déroulé par les responsables des juges, du matériel et de l’accueil. Testez une transition en conditions réelles.
- Identifiez la version publiée et convenez d’un canal unique pour annoncer les modifications.
- En cas de retard, ajustez les blocs concernés puis revérifiez le repos, les rotations et les ressources partagées avant de diffuser les nouveaux horaires.
Pour regrouper les inscriptions puis préparer les heats et les résultats dans le même outil, consultez la solution CompRank pour les compétitions CrossFit. Le Smart Planner de l’application prépare un brouillon ajustable avant validation ; le calculateur de cette page reste un outil pédagogique séparé.
Commencez avec vos inscriptions
Le module d’inscription est sans coût pour l’organisateur. Parlez-nous de vos divisions et de votre format avant de préparer le planning.